Kort antwoord: ChatGPT en vergelijkbare AI-chatbots gebruiken op kantoor mag — maar klantgegevens invoeren in de gratis of standaard consumentenversie is vrijwel altijd een datalek of een AVG-overtreding. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg hierover al meerdere meldingen binnen. Met duidelijke afspraken, anonimiseren en de juiste omgeving is het risico goed beheersbaar, zonder dat u AI de deur hoeft te wijzen.
Waarom de Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) meldt dat zij meerdere datalekmeldingen ontving doordat medewerkers persoonsgegevens van klanten of patiënten deelden met een AI-chatbot. In één geval voerde een medewerker van een huisartsenpraktijk medische gegevens in; in een ander geval belandde een bestand met klantadressen van een telecombedrijf in een chatbot. De kern van het probleem: de meeste aanbieders van chatbots slaan alles op wat wordt ingevoerd. Die gegevens staan daarmee op servers van een techbedrijf, zonder dat de klant dat weet — en vaak zonder dat de medewerker zich dat realiseert.
De AP onderscheidt twee situaties. Gebruikt een medewerker de chatbot op eigen houtje, tegen de afspraken in, en voert die persoonsgegevens in? Dan is er sprake van een datalek, dat in veel gevallen gemeld moet worden bij de AP en soms ook bij de betrokkenen. Is het gebruik onderdeel van kantoorbeleid? Dan is het geen datalek, maar vaak alsnog niet wettelijk toegestaan. Beide situaties wilt u vóór zijn.
Wat mag wél met ChatGPT op kantoor
Er blijft genoeg over waarvoor u ChatGPT zonder klantgegevens prima kunt inzetten. Denk aan het opstellen van een eerste versie van een nieuwsbrief of standaardmail, het herformuleren van een lastige alinea, het uitleggen van een regeling in begrijpelijke taal, of het structureren van een intern memo. Uit de MKB Barometer van Exact blijkt dat 78 procent van de kantoren inmiddels AI-toepassingen gebruikt, vooral voor tekstcreatie en communicatie (37%) en analyse en advies (32%). Dat kan grotendeels zonder dat er ooit een klantnaam in een prompt staat.
Wat niet in een publieke chatbot thuishoort
Als vuistregel: alles wat herleidbaar is tot een persoon, blijft buiten publieke AI-tools. Concreet voor een administratiekantoor: namen, adressen en contactgegevens van klanten; BSN (nooit, in geen enkele tool); financiële gegevens die aan een persoon of onderneming te koppelen zijn; loongegevens van personeel van klanten; en documenten zoals jaarrekeningen, aangiftes of bankafschriften. “Even een klantdossier laten samenvatten” in een publieke chatbot is precies het scenario waarvoor de AP waarschuwt.
Anonimiseren kan een uitweg zijn, maar is strenger dan het klinkt: een omzetcijfer met branche en plaatsnaam kan samen al herleidbaar zijn. Vervang niet alleen de naam, maar alles wat in combinatie identificeert.
Maak het beleid expliciet — op één A4
De AP adviseert organisaties om duidelijke afspraken te maken over welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren. Voor een kantoor van 5 tot 25 medewerkers hoeft dat geen beleidsdocument van dertig pagina’s te zijn. Vijf afspraken volstaan als begin:
- Welke AI-tools zijn toegestaan, en welke niet.
- Geen persoonsgegevens of herleidbare klantdata in publieke chatbots — met de concrete voorbeelden hierboven.
- Wie een vraag heeft of twijfelt, overlegt eerst met een aangewezen collega.
- Gaat het toch mis: direct intern melden, zodat het kantoor kan beoordelen of een AP-melding verplicht is.
- Afspraken jaarlijks nalopen: tools en regels veranderen.
Vanaf 2 augustus 2026 gelden bovendien nieuwe transparantieverplichtingen uit de EU AI Act voor het gebruik van AI-chatbots. Wat dat voor uw kantoor betekent, leest u in ons artikel over de EU AI Act voor administratiekantoren.
Het verschil met een afgeschermde AI-omgeving
De waarschuwing van de AP gaat over publieke chatbots die invoer opslaan en hergebruiken. Dat is iets anders dan een AI-toepassing die binnen een afgeschermde omgeving draait, met een verwerkersovereenkomst, data die binnen de EU blijft en strikte scheiding per klant. Wilt u AI juist inzetten richting klanten — bijvoorbeeld voor routinevragen over hun eigen administratie — dan is zo’n omgeving de route die past bij de zorgplicht van een kantoor. Hoe dat werkt, leest u in ons artikel over AI-assistenten voor klantvragen. Meer achtergrond vindt u in onze kennisbank voor administratiekantoren.
Veelgestelde vragen
Is klantdata invoeren in ChatGPT altijd een datalek?
Niet altijd, maar het is vrijwel altijd een probleem. Gebeurt het tegen de kantoorafspraken in, dan is het een datalek. Is het kantoorbeleid, dan is het volgens de AP vaak alsnog niet wettelijk toegestaan, omdat de aanbieder toegang krijgt tot persoonsgegevens zonder geldige grondslag.
Mag het wel met een betaald zakelijk abonnement?
Een zakelijk abonnement is een stap vooruit — vaak kan opslag of training op uw invoer worden uitgezet en is een verwerkersovereenkomst mogelijk. Maar het abonnement alleen maakt invoer van klantgegevens nog niet toegestaan: u blijft verantwoordelijk voor grondslag, dataminimalisatie en afspraken met de aanbieder. Beoordeel dit per tool en leg het vast.
Moet een lek via een chatbot gemeld worden bij de AP?
In veel gevallen wel, en soms ook bij de betrokken klanten. Meld een incident daarom altijd eerst intern, zodat het kantoor binnen 72 uur kan beoordelen of een AP-melding verplicht is.
Moet ik ChatGPT dan maar helemaal verbieden?
Dat is meestal niet nodig en werkt vaak averechts: medewerkers gebruiken het dan buiten het zicht van het kantoor. Duidelijke afspraken over wat wel en niet mag, werken beter dan een totaalverbod.
Wilt u weten hoe uw kantoor AI kan inzetten zonder deze valkuilen — klaar voor de toekomst, met processen die kloppen? Download dan onze whitepaper over het wendbare administratiekantoor.
Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens — Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken · Accountancy Vanmorgen — Driekwart van accountantskantoren zet AI in (25-6-2026)