Kort antwoord: e-facturatie wordt in Nederland stapsgewijs de norm. De huidige planning: bedrijven met meer dan € 800.000 omzet moeten per 1 januari 2027 e-facturen kunnen ontvangen en versturen; per 1 januari 2028 geldt dat voor alle bedrijven. Vanaf juli 2030 komt daar de Europese ViDA-verplichting voor grensoverschrijdende B2B-facturen bij. Voor uw kantoor is dit geen IT-onderwerp maar een klantbegeleidings-onderwerp — en een kans.
Wat er precies gepland staat
Onder de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) wordt e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, met vrijwel realtime rapportage van factuurgegevens aan de Belastingdienst (bron: Accountancy Vanmorgen). Nederland koerst daarnaast op een binnenlandse verplichting in twee stappen: 2027 voor grotere bedrijven (ontvangen én versturen), 2028 voor iedereen (bron: overzichtsgids e-facturatie). Let op: de precieze invulling van de Nederlandse tijdlijn is nog in beweging — controleer de actuele stand vóór u klanten definitief informeert.
Waarom dit uw kantoor eerder raakt dan uw klanten
Een e-factuur is geen pdf per mail, maar een gestructureerd bestand dat systemen rechtstreeks uitwisselen (bijvoorbeeld via Peppol). Voor de meeste van uw klanten is dat abstract totdat het misgaat. Zij gaan u drie dingen vragen: moet ik hier iets mee, wanneer, en regelt u dat? Wie daarop geen helder antwoord heeft, krijgt per klant een los gesprek — honderd klanten, honderd gesprekken.
Wat u nu al kunt regelen
Drie stappen die weinig kosten en veel rust geven. Eén: inventariseer per klant het boekhoudpakket en of dat Peppol/e-facturatie ondersteunt — bij de gangbare pakketten (e-Boekhouden, Exact, Yuki, AFAS) is dat in de basis aanwezig of aangekondigd. Twee: bepaal uw standaardadvies per pakket, zodat elke medewerker hetzelfde antwoord geeft. Drie: informeer klanten in één keer, met de mogelijkheid om hun eigen situatie te toetsen — in plaats van te wachten tot ze allemaal afzonderlijk bellen.
Kantoren die hun verwerking actueel hebben en hun processen strak, draaien zo’n verandering routinematig mee. Dat is wat wij bedoelen met een wendbaar kantoor: niet elke wetswijziging wordt een project.
De kans die erin zit
Elke verplichte verandering is ook een contactmoment met elke klant — een moment waarop u niet reactief maar leidend kunt zijn. Kantoren die dit goed aanpakken laten precies zien wat klanten volgens onderzoek missen: proactief meedenken in plaats van achteraf verwerken. Hoe AI daarbij kan helpen zonder dat uw team elke vraag zelf beantwoordt, leest u in AI in de accountancy: uw medewerkers merken het al, uw klanten nog niet.
Veelgestelde vragen
Is e-facturatie nu al verplicht in Nederland?
Voor leveranciers aan de Rijksoverheid geldt al langer een verplichting. Voor B2B staat de verplichting gepland: 2027 (grotere bedrijven) en 2028 (alle bedrijven), met ViDA voor grensoverschrijdend verkeer per juli 2030. De invulling kan nog wijzigen.
Is een pdf-factuur per e-mail een e-factuur?
Nee. Een e-factuur is een gestructureerd bestand (zoals UBL) dat systemen automatisch kunnen verwerken, meestal uitgewisseld via het Peppol-netwerk.
Wat moet mijn kantoor als eerste doen?
Inventariseren welke pakketten uw klanten gebruiken en of die e-facturatie ondersteunen, en één standaardlijn bepalen zodat het geen honderd losse gesprekken worden.
Kan ik dit met mijn klanten bespreken zonder er een project van te maken?
Ja — mits uw eigen basis op orde is. Plan een kennismakingsgesprek als u wilt sparren over hoe u dit soort veranderingen routinematig opvangt.