Kort antwoord: u bewaart de administratie van uw klanten in beginsel zeven jaar, in de oorspronkelijke vorm, en zó dat de Belastingdienst er bij een controle mee kan werken. Alleen afdrukken bewaren is niet genoeg. Daar komt per 1 januari 2027 één concrete verandering bij: de Belastingdienst accepteert vanaf die datum uitsluitend nog auditfiles in het formaat XAF 4.0. Wie in het vierde kwartaal van 2026 nagaat welke pakketten dat al leveren, houdt het een planningsvraag in plaats van een verrassing.
Wat de bewaarplicht precies inhoudt
De hoofdregel is bekend, maar de details bepalen wat u in de praktijk moet kunnen laten zien. De Belastingdienst schrijft voor dat u de administratie zeven jaar bewaart. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is dat tien jaar. Heeft een klant gekozen voor de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem, dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen eveneens een bewaarplicht van tien jaar.
Een punt dat in de praktijk tot vragen leidt, is het startmoment. De bewaartermijn begint niet bij het opmaken van een stuk, maar zodra de actualiteitswaarde ervan vervalt. De Belastingdienst geeft zelf het voorbeeld van een leasecontract van vier jaar: dat hoort die vier jaar bij de lopende administratie, en pas daarna begint de termijn van zeven jaar. Voor langlopende contracten, leningen en huurovereenkomsten is de feitelijke bewaarduur dus aanzienlijk langer.
Er is ook ruimte voor maatwerk. Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen voor de overige gegevens, over de vorm (digitaal of papier) en over het detailniveau. De basisgegevens blijven daarbuiten: debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en grootboek bewaart u altijd zeven jaar. Zulke afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Digitaal bewaren: de eis achter de eis
Wie digitaal werkt, heeft met een tweede voorwaarde te maken. U bewaart de gegevens in de oorspronkelijke vorm. Bestanden uitsluitend afdrukken en daarna verwijderen mag alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is. Bewaart u digitaal, dan moet u ervoor zorgen dat de Belastingdienst uw programma’s én uw bestanden bij een controle kan gebruiken. In de formulering van de Belastingdienst zelf: het is niet voldoende als u uw bestanden alleen in afgedrukte vorm bewaart.
Dat raakt de vraag wat er gebeurt als een klant overstapt naar een ander pakket, als een leverancier een oude versie uitfaseert, of als een klant vertrekt en de historie nog jaren beschikbaar moet blijven. De praktische vertaling: van elke administratie wilt u weten hoe u de gegevens er zelfstandig weer uit krijgt — los van de vraag of dat pakket over zeven jaar nog bestaat.
De auditfile: van meerdere versies naar één formaat
Voor precies dat doel bestaat de XML Auditfile Financieel. De Belastingdienst ontwikkelde het formaat samen met de branchevereniging SRA en met softwareleveranciers, om het verzamelen van controlegegevens te vereenvoudigen. De meeste Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen de auditfile inmiddels, meestal als menukeuze in het pakket.
Hier zit de verandering die uw agenda raakt. De Klankbordgroep Auditfile Financieel maakte in april 2026 bekend dat vanaf 1 januari 2027 uitsluitend XAF 4.0 wordt geaccepteerd voor aanlevering; oudere versies zijn vanaf die datum niet meer gewenst. Het advies dat de Belastingdienst er zelf bij geeft: laat de overgang in het vierde kwartaal van 2026 plaatsvinden, ruim vóór de deadline.
XAF 4.0 is een doorontwikkeling van versie 3.2 uit 2014. Het aantal datavelden is teruggebracht van 250 naar 90 — volgens de Belastingdienst omdat veel velden in de praktijk niet of onvolledig werden gevuld door softwareleveranciers, en om de implementatie voor die leveranciers te vereenvoudigen. Het Referentie Grootboekschema (RGS) is duidelijker in de standaard vastgelegd. Belangrijk voor uw planning: RGS is volgens de Belastingdienst geen blokkade voor de overstap. Alleen als RGS al in de software aanwezig is, moet het worden meegeleverd.
Wat u dit najaar concreet kunt doen
De omzetting zit bij uw softwareleveranciers, niet bij uw medewerkers. Uw rol is die van regievoerder. Vier stappen die in een middag te zetten zijn:
- Inventariseer de pakketten in uw klantenportefeuille. Bij een gegroeide portefeuille zijn dat er vaak meer dan verwacht.
- Vraag per pakket de status op. Eén e-mail volstaat: ondersteunt het pakket XAF 4.0 al, en zo nee, wanneer wel?
- Test één export per pakket in het vierde kwartaal — dan is er nog tijd om iets te laten repareren.
- Leg vast wie waarvoor tekent. Bij welke klanten ligt de bewaarplicht feitelijk bij u? Dat is een afspraak, geen aanname.
Waarom een goede export meer waard is dan een vinkje
Een kantoor dat van elke administratie een schone, actuele export kan maken, heeft daar buiten de controle om ook iets aan. Zo’n export is de basis voor overdraagbaar werk: als gegevens uit het systeem komen in plaats van uit iemands hoofd, is een dossier sneller over te dragen aan een collega en is het kantoor minder kwetsbaar bij uitval. Het is ook het fundament voor de e-facturatie-ontwikkelingen die er via ViDA aankomen — de Belastingdienst noemt XAF 4.0 expliciet een basis voor die richting.
Dat is dezelfde beweging als bij een actueler verwerkingsritme: niet harder werken, maar gegevens die beschikbaar zijn op het moment dat u ze nodig hebt. Meer hierover in onze kennisbank voor administratiekantoren. Wilt u eens doornemen wat goed ontsloten administraties voor uw kantoor kunnen betekenen? Neem gerust contact op — een oriënterend gesprek verplicht tot niets.
Veelgestelde vragen
Moet ik alles zeven jaar bewaren, of kan het korter?
De basisgegevens — debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en grootboek — blijven altijd zeven jaar. Voor overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere termijnen, de vorm en het detailniveau. Die afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Is een pdf-archief voldoende als ik digitaal werk?
Nee, niet als vervanging van de digitale bestanden zelf. De Belastingdienst schrijft voor dat gegevens in de oorspronkelijke vorm worden bewaard en dat bij een controle uw programma’s en bestanden bruikbaar moeten zijn. Alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is, mag u bestanden afdrukken en daarna verwijderen.
Wat als een pakket op 1 januari 2027 nog geen XAF 4.0 levert?
De Belastingdienst heeft aangegeven dat vanaf die datum uitsluitend XAF 4.0 wordt geaccepteerd voor aanlevering. De omzetting ligt bij de softwareleverancier. De nuttigste actie voor uw kantoor is daarom: per pakket de planning navragen en vastleggen. Zo weet u vóór het jaarwerk waar iets geregeld moet worden.
Moet ik eerst RGS invoeren voordat ik naar XAF 4.0 kan?
Volgens de Belastingdienst is RGS geen blokkade voor de overstap naar XAF 4.0. Alleen wanneer RGS al in de software aanwezig is, moet het worden meegeleverd in de auditfile.
Bronnen
- Belastingdienst — Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?
- Belastingdienst — Hoe bewaart u uw administratie?
- Belastingdienst — Auditfile verlicht administratieve lasten voor ondernemers
- Belastingdienst ODB — Achtergrond informatie XAF 4.0 (20 februari 2025)
- Belastingdienst ODB — Uitfasering oude Auditfiles Financieel XAF per 01-01-2027 (22 april 2026)
Dit artikel is algemene informatie op basis van openbare bronnen en geen fiscaal of juridisch advies. Voor uw specifieke situatie geldt altijd uw eigen beoordeling.